檔案柜怎么編號 檔案柜編號規范有什么要求

一、檔案柜怎么編號

檔案柜用來存放檔案，主要是為了方便管理和查找，因此會給檔案柜里的文件進行編號，檔案柜的編號方法一般有以下幾種：

1、筆形編號法：按照檔案卷名的筆形取角編號的方法，優點是簡便、易學、編號效率高、誤差少、檔案存放集中穩定。

2、一條龍排列法：把所管理的全部檔案資料按案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。

3、姓氏筆劃編號法：先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆劃多少為序進行編號，查找檔案時也比較方便。

4、單位編號法：按照不同部門或不同單位進行編號存放，不過這種方法存在檔案存放位置不固定、檢索費事且效率不高、需要經常調整檔案柜等缺點。

5、漢語拼音字母編號法：根椐漢語音序檢字法的原理，按檔案名的拼音字母次序排列編號。

二、檔案柜編號規范有什么要求

檔案柜給檔案編號的時候是有一定的規范要求的，不然日后查找的時候會非常費時，檔案柜編號的要求有：

1、統一編號

為了便于對庫房內檔案的管理和迅速存取，所有裝具應按某一排列走向和順序依次編列號、欄架號、格層號，號碼采用阿拉伯數字或英文字母，具體的編號原則是：自檔案庫門口起從左至右編箱、架、柜號，每個檔案柜也從左向右編號，每欄的格自上而下編號。

2、整齊一致

檔案柜的編號要求排列一致，橫豎成行，不同規格式樣的分排存放，確保編號的格式是整齊的。

3、穩定唯一

檔案柜的檔案編號應指代單一，不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象，不得重復；并且檔號一經確定，一般不應隨意改變，如需改變，應在歸檔文件目錄及所有相關檢索工具、數據庫中做出同步修改，并注明原檔案號。

4、容量可擴

檔案柜編號的時候還要注意，檔號必須留有適當的遞增容量，以便適應檔案不斷擴充的需要。