辦公設備管理制度
1? 總則
1.1?目的：為規范辦公設備設施的管理，保障生產和辦公活動的正常進行，降低成本，杜絕浪費， 特制定本制度。
1.2?適用范圍：
1.2.1本制度適用于公司各部門。
1.2.2本制度對辦公設備設施的采購、驗收、使用和管理等進行了規定。
2?辦公設備設施分類
2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等；
2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描儀、復印機、打印機等；
2.3?培訓用具：投影儀、白板等；
2.4?空氣調節設備:空調、風扇等；
2.5?通訊設施:電話機、傳真機、對講機等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視機等；
2.7?接待飲水用具：飲水機、茶具、開水壺、燒水壺、茶水桶等；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其他設備設施：與辦公有關的其他設備設施。
3?辦公設備設施管理的職責
3.1?行政部負責辦公設備設施的歸口管理。負責辦公設備設施規劃、選型、組織安裝調試、統一 調配、使用、維修、盤點、報廢和更新的全過程實行綜合管理。
3.2?采購部負責按要求進行辦公設備設施的采購。
3.3?生產部負責協助實施辦公設備設施的安裝和維修。
3.4?使用部門負責辦公設備設施的分級管理，負責辦公設備設施的正確使用和日常維護保養，延 長辦公設備設施使用壽命，保證辦公設備設施的正常運行。
3.5?財務部負責對辦公設備設施的采購、發放和管理進行監督、檢查和審計。
4?辦公設備設施的購置
4.1?行政部應廣泛收集辦公設備設施的發展資訊以及市場信息，并收集使用單位對有關辦公設備設施的使用意見，為新辦公設備設施的購置提供建議。
4.2?各部門需要新增辦公設備設施應填寫《辦公設備設施購置申請單》，送行政部審查、主管副 總審核、常務副總或總經理批準。
4.3?對于新辦公設備設施的購置，行政部應提出辦公設備設施的先進性、可靠性和維修性等要求， 并對大型、關鍵辦公設備設施進行經濟技術可行性分析，把好選型和安裝驗收質量關，為搞好辦公設備設施的后期管理奠定基礎。
4.4?選購的大型、關鍵辦公設備設施應備有齊全的安裝、使用、潤滑、維修等技術資料和必要的 維修配件、易損件。
4.5?辦公設備設施到貨后，由采購部組織行政部、使用部門、供方派員共同參加開箱驗收，并認 真做好開箱記錄，按照裝箱單核對主辦公設備設施、附件、工具、備件和技術資料，辦理入庫和安裝手續。
4.6?辦公設備設施安裝調試完畢，要按說明書及有關規定進行性能檢查、調試，屬于固定資產的 要辦理固定資產移交手續。
4.7?驗收后采購部應負責組織填寫《辦公設備設施驗收報告單》一式三份，采購部、行政部、使 用部門各留一份。
4.8?驗收后行政部將相關資料收集、整理、存檔。
5?辦公設備設施的臺帳和檔案管理
5.1?辦公設備設施的臺帳管理
5.1.1?財務部對對公司的所有屬于固定資產的辦公設備設施按照規定建立固定資產臺帳，并進行監 督和管理。
5.1.2?行政部對公司的所有辦公設備設施按照規定逐臺進行統一編號，建立《辦公設備設施臺帳》 和卡片，填寫《辦公設備設施檔案資料卡》，做到隨機附件和資料齊全。
5.1.3?各使用部門要建立本部門辦公設備設施臺賬。
5.2?辦公設備設施的檔案管理
5.2.1?行政部行政助理，負責為列入固定資產的大型辦公設備設施建立技術檔案和狀態檔案。
5.2.2?辦公設備設施的技術檔案是指辦公設備設施的安裝、零部件、自制辦公設備設施、特種辦公 設備設施、使用說明書、圖紙等技術資料。
5.2.3?狀態檔案是指辦公設備設施的分布、購進和安裝日期、使用年限、維修記錄、調撥記錄等資 料。
5.2.4?辦公設備設施檔案資料發生變更時，應根據實際情況，及時更新檔案資料。
6?辦公設備設施的使用與保養
6.1?使用人員在獨立使用辦公設備設施前，必須對其進行辦公設備設施的結構、性能、技術規范、 維護基礎知識和安全操作規程的培訓。
6.2?各部門要指定專人負責公用辦公設備設施的管理。
6.3?操作人員要嚴格執行辦公設備設施的操作規程，嚴禁辦公設備設施超負荷、超范圍和帶故障 運轉。
6.4?使用部門負責指定專人進行辦公設備設施的日常維護保養，行政部負責依據辦公設備設施的 特點和使用情況進行定期維護。
6.5?使用部門、行政部要定期或不定期對辦公設備設施的使用和保養情況進行檢查。
6.6?對于使用部門不正當使用和維護的行為，行政部有權提出整改要求和處罰建議，對由此而造 成的辦公設備設施的損壞，經行政部進行責任認定，由相關責任人承擔賠償責任。
6.6.1?對純屬人為原因導致辦公設備設施損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費用的 70%-100%；造成報廢或丟失的，視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清的，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔50%。
6.6.2?因保管不當造成辦公設備設施遺失的，由保管人賠償原值的80%-100%賠償或責令自行增購 并不得報支費用。
7?辦公設備設施的維修
7.1?辦公設備設施發生故障，使用部門不能解決時，應立即填寫《辦公設備設施報修單》，通知 行政部組織有關人員進行排除，并填好維修記錄。
7.2?在接到辦公設備設施報修以后，行政部應根據辦公設備設施的故障程度和原因，組織維修人 員進行修理。
7.3?維修人員在維修完畢后，應通知使用單位的員工進行驗收，并在報修單上簽字，對維修用時 和維修材料進行確認。
7.4?對于緊急情況，使用部門可電話或口頭通知行政部，行政部及時安排維修。但使用部門應及 時補辦報修及驗收手續。
7.5?對于公司現有技術力量無法完成的辦公設備設施報修，應由行政部填寫《辦公設備設施委外 修理申請單》，報常務副總經理審批后。《辦公設備設施委外修理申請單》應詳細注明維修辦公設備設施的名稱、故障原因、外協廠家和預計費用。
7.6?在維修完成以后，使用部門和行政部應當對辦公設備設施進行檢查驗收。
7.7?對于經常發生故障的部位，行政部應組織使用部門認真分析，制訂改善維修措施，盡量從根 本上消除故障以及發生原因。
8?辦公設備設施的移交、閑置及報廢處理
8.1?辦公設備設施的移交
8.1.1?員工崗位變動或離職時，應及時將個人領用的辦公設備設施移交給接手人或退還行政部。
8.1.2?各部門負責人崗位變動或離職時，應及時將部門共用的辦公設備設施移交給接手人或退還行 政部。
8.1.3?部門負責人移交時由行政部監交，一般員工移交時由部門人監交，移交人、接手人、監交人 如實記錄并填寫《辦公設備設施移交單》一式三份，三方簽字后各留一份。
8.2?辦公設備設施的調撥
8.2.1?辦公設備設施的調撥必須由行政部統一安排，各部門不得私自調撥。
8.2.2?各部門如需辦公設備設施的調撥，應由移入部門經理填寫《辦公設備設施調撥單》，交行政 助理審查，行政部經理審批。
8.2.3?行政部組織調撥雙方進行辦公設備設施交接，調撥出的辦公設備設施必須隨帶原有輔機、附 件和技術文件。
8.2.4?屬于固定資產的辦公設備設施的調撥應報財務部備案。
8.3?閑置辦公設備設施的處理
8.3.1?辦公設備設施閑置在半年以上的應進行封存管理，辦公設備設施的封存和啟封時必須由使用 部門、行政部共同進行。
8.3.2?封存要有明顯的標識。
8.3.3?辦公設備設施封存前要進行一次全面的維護，并采取防塵、防銹和防潮措施。
8.3.4?所有封存辦公設備設施都要達到完好辦公設備設施的要求，并列入辦公設備設施檢查范圍。
8.3.5?對風扇等季節性強的辦公設備設施，可由各部門做好清潔維持后交倉庫暫存，由倉庫統一集 中保管。雙方辦好入倉和領用手續。
8.3.6?對于長期不用、連續停用一年以上的閑置辦公設備設施，由使用部門填寫《閑置辦公設備設 施處理申請單》，報行政部積極組織外調、出租或轉讓，以提高辦公設備設施的利用率。
8.4?辦公設備設施的報廢
8.4.1?辦公設備設施報損、報廢條件：
a) 因意外事故或災害，造成主要部件、主要結構嚴重損壞而無法使用的辦公設備設施。
b)?制造質量低劣，達不到使用要求的辦公設備設施。
c)?使用不當造成損壞、無修復價值的辦公設備設施。
d)?機器陳舊，技術性能不能滿足使用要求，且無法改造的辦公設備設施。
e)?耗能高，嚴重污染環境的辦公設備設施。
f)?超過使用年限、已無使用價值的辦公設備設施。
8.4.2?報損、報廢辦公設備設施的處理方法：
a)?按現有價值整件或整機出售。
b)?拆卸、轉讓可利用的零部件。
c)?不能利用的部件按廢料處理。
8.4.3?報廢申請由使用部門提出，使用部門填寫《辦公設備設施報廢申請單》，行政部進行審查， 必要時組織相關專家進行審查，財務部門進行價值評估，主管副總經理審查、常務副總經理或總經理批準。
8.4.4?報廢申請經批準后使用部門由使用部門交行政部進行臺帳及檔案調整，屬于固定資產的辦公 設備設施還須由申請部門轉財務部門進行固定資產減損處理。
9?辦公設備設施的盤點
9.1?公司辦公設備設施實行定期盤點，一般為每年六月和十二月。
9.2?辦公設備設施的盤點由行政部會同財務部、使用部門共同進行。
9.3?辦公設備設施盤點的依據為財務部固定資產臺帳、行政部辦公設備設施臺帳、辦公設備設施 卡片、領用記錄、調撥記錄、報廢記錄等。
9.4?辦公設備設施盤點時應實事求是，如實記錄盤點情況，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤點結束后行政部應及時如實編制盤點報告，說明盤點盈虧原因及處理意見，報告主管副總 經理審核、常務副總經理或總經理審批。
10?附則
10.1?本制度由行政部制定，并負責解釋和組織實施。
10.2?本制度報總經理批準后施行，修改時亦同。
10.3?本制度實施后，凡既有的類似規定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度準。
10.4?本制度自頒布之日起施行。
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